Une entreprise prospère est une entité qui veille scrupuleusement à la sécurité de toutes ses structures, locaux, appareils, machines et documents. Cette dernière partie peut renfermer des informations vitales de l’entreprise. D’où la nécessité de la préserver de tout risque. Les documents sont une partie essentielle d’une entreprise. Ils peuvent représenter des secrets de fabrication, des contrats, des schémas, des informations sur le personnel et d’autres documents confidentiels. La perte de certains documents peut dans certaines situations mettre en péril la pérennité de l’entreprise et provoquer des contentieux avec d’autres parties. Un déficit en sécurité peut également porter un sérieux coup à la fiabilité et la crédibilité de l’entreprise. Pour y remédier, des solutions efficaces existent.

Quels critères à suivre lors de votre choix de l’équipement de stockage ?

Identifier les documents physiques à sécuriser

Néanmoins, pour une meilleure efficacité, le choix des solutions doit s’adapter aux caractéristiques de ces documents. Une entreprise peut posséder des objets de valeurs, des documents confidentiels, des schémas et des données diverses. Elle peut également posséder d’importantes quantités d’archives. Il sera donc nécessaire de bien identifier les types de documents à garder loin des yeux. Des dossiers clients aux chèques de banques, les documents d’une entreprise peuvent être d’une grande variété et en quantités importantes. Le chef d’entreprise devrait ainsi quantifier ses documents, les trier et identifier le niveau de sécurité requis pour chaque type de documents physiques.

C’est un travail qui incombe généralement au service d’archivage et de gestion de contenu. Certaines entreprises disposent d’équipes triées sur le volet afin de réaliser ces tâches, voire même réaliser des veilles quotidiennes pour le compte de l’entreprise et de ses clients. Ces veilles tournent habituellement sur les marchés et les concurrents de la société. Le document revêt donc un caractère important et stratégique pour l’entreprise.

L’endroit qui abritera votre équipement de stockage

Bien qu’il existe de nos jours différentes techniques de numérisation et de dématérialisation qui permettent de stocker efficacement des copies de vos documents dans le Cloud, les documents physiques gardent toujours une place prépondérante dans les entreprises. Une fois ces documents identifiés, vous devrez donc choisir l’endroit idéal qui abritera votre moyen de stockage. Il est préférable de choisir une pièce dont l’accès est limité. Ainsi, vous pourrez réduire les risques que le public ou vos visiteurs accèdent accidentellement à l’endroit. Le lieu qui abritera vos coffres-forts devrait être tenu aussi secret pour le personnel. L’accès aux documents devra se limiter à un groupe de collaborateurs identifiés.

Différentes options se présentent à vous pour installer votre coffre-fort. Les locaux d’une entreprise offrent en fait une multitude de possibilités. Vous avez la possibilité d’encastrer votre moyen de stockage dans un mur, dans le sol, voire même un moyen mobile qui faciliterait le déplacement du coffre-fort en cas de nécessité impérieuse.

Par Vectorfair.com / Shutterstock

Choisir le dispositif de verrouillage le plus adapté

En plus de l’endroit, les équipements offrent de nos jours de multiples moyens de verrouillage avec des niveaux de sécurité de plus en plus performants. Pour cela, vous pourrez opter pour différents verrouillages, dont la serrure à cylindre, la serrure cylindrique à levier, la serrure à cylindre avec jeu de 2 clés ainsi que la serrure haute sécurité à double panneton. Le choix de l’un de ces dispositifs peut s’effectuer sur la base du degré de sécurité recherché.

Que choisir, un coffre-fort ou une armoire forte ?

S’agissant du choix de l’équipement, des fournisseurs offrent souvent une qualité irréprochable et un service d’accompagnement personnalisé. Chez Frankel, vous trouverez ainsi une variété de coffres-forts et d’armoires de tous types. En fonction de vos besoins en capacité de stockage, vous pourrez opter pour une armoire. Vous avez le choix entre des armoires fortes, des armoires anti-incendie et des armoires de sécurité. Idem pour les coffres-forts. Le choix inclut des coffres intérieurs, des coffres-forts encastrés ou à trappe. Notez bien que lors de votre choix, il est nécessaire de faire attention à la capacité de votre équipement (entre 20 et 60 litres pour les coffres-forts, 60 à 780 litres pour les armoires). Le volume doit également s’adapter avec vos besoins et l’endroit qui recevra votre équipement.

Un dernier point à ne pas manquer lors de votre achat, c’est celui de la protection qu’offrent ces équipements. En fonction des modèles et des marques, les coffres-forts et les armoires fortes sont souvent ignifuges, anti-effractions et protégés contre les inondations, les vols et les dégradations. Mais, pour s’assurer une qualité optimale, il est donc indispensable de recourir à des équipements professionnels. Vos documents n’ont pas de prix.

Image de couverture Par Wright Studio / Shutterstock

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